Videokonferenzen: Welche technischen Voraussetzungen sind erforderlich?

Spätestens seit Corona sind Videokonferenzen im privaten, aber besonders im Berufsleben ein gängiges Modell. Im Homeoffice sind sie es, die Mitarbeiter und Kunden zusammenbringen, die Strategien vorbereiten und letztendlich in Verhandlungen zu Unterzeichnungen führen. Aber welche Voraussetzungen sind notwendig, um überhaupt Videokonferenzen durchführen zu können? Dieser Artikel schaut sich das einmal an.

Ausreichend schnelles Internet

Das ist ein Fakt: Eine gute Internetverbindung ist notwendig, um Videokonferenzen angemessen abhalten zu können. Es gibt einige Faktoren zu beachten:

• Hochwertiges Video – dieses benötigt mindestens eine Rate von 600 Kbit/s.
• HD-Video – wenn Sie in HD mit einer Auflösung von 720 Pixeln senden wollen, sollten Sie schon eine Bandbreite von 1,2 Mbit/s bieten.
• HD-Video 1080p – dieses benötigt ungefähr eine Bandbreite von 3,8 Mbit/s zum Senden und circa 3,0 Mbit/s zum Empfangen.

Das sind erst einmal sehr grundsätzliche Zahlen. Im Homeoffice, aber auch im Betrieb, müssen allerdings die örtlichen Gegebenheiten mitberücksichtigt werden. Es macht immer einen Unterschied, ob ein Mitarbeiter allein im Haus ist und somit auch als alleinige Nutzer der Internetverbindung während der Konferenz agiert oder aber, ob gleichzeitig die Familie daheim ist und Serien oder Spiele streamt. Auch im Betrieb zählt die gesamte Auslastung mit in die Qualität des Internets hinein.

Ein anderes Thema sind die unterschiedlichen Konferenzarten. Geht es rein um einen Videocall, der dem typischen Telefonat ein Bild hinzufügt? Oder sollen während der Konferenz Dateien (wenn ja: welche?) übertragen und gar bearbeitet werden? Auch solche Nebenhandlungen erfordern wieder ein Stück Bandbreite.

Videokonferenzen heute mit Breitband problemlos möglich

Im Regelfall lässt sich jedoch sagen, dass Videokonferenzen mit heute gewöhnlichen Leitungen ab 50 Mbit/s durchführbar sind. Alles darunter kann kompliziert werden, wenn die weiteren Internetnutzer zugleich anwesend sind.

Und wie sieht es bei den Kosten aus? Definitive Aussagen lassen sich hier kaum noch machen, da die wenigstens Festnetzanbieter tatsächlich Einzelpreise bieten. Meist handelt es sich um Kombinationen aus Festnetz plus Internet, zu denen oft noch der TV-Empfang kommt. Solche Pakete kosten schnell um die 60,00 Euro monatlich. Allerdings gibt es Sparmöglichkeiten. Etliche Anbieter reduzieren beispielsweise die monatlichen Kosten, wenn der Nutzer noch einen weiteren Vertrag bei dem Anbieter hat. Das Smartphone kann somit schnell zum Sparfaktor werden.

Entsprechende Software: Verschiedene Lösungen warten

Theoretisch lassen sich Videokonferenzen leicht durchführen: Skype, der Facebook-Messenger und auch WhatsApp bieten alle die Option für die Videotelefonie. Skype erlaubt auch die Übertragung von Dokumenten. Allerdings eignen sich diese Wege nicht wirklich für berufliche Zwecke, sondern dienen eher Privatpersonen oder Kleinselbständigen als virtueller Meetingraum. Im größeren Umfang sind daher MS Teams oder auch Zoom gängig. Aber warum?

• Aufbau – professionelle Programme bieten die Chance, nicht nur einzelne Videokonferenzen abzuhalten, sondern eigene Räume für Mitarbeiter und Abteilungen anzulegen. Die gesamte Kommunikation soll somit über das Programm laufen. Dies ist meist übersichtlicher, denn wer eine Nachfrage hat, der muss nur noch in den entsprechenden Raum gehen.
• Arbeitsalltag – die modernen Programme spiegeln den Büroalltag virtuell wider. Somit ist es möglich, Dateien nicht nur zu versenden, sondern gemeinsam während einer Konferenz zu bearbeiten. Das Programm wird somit zum Whiteboard und Meetingraum zusammen.
• Sicherheit – je nach Gespräch und Unternehmen ist die Sicherheit der Daten natürlich das oberste Gut. Die professionellen Programme haben einen erhöhten Datenschutz und sind beispielsweise nicht so durchlässig wie WhatsApp oder gar Facebook.

Mittlerweile gibt es ganze virtuelle Büros. Diese Programme sind für den Workflow, das Accounting bis hin zum Personalwesen gedacht und liefern zugleich die Videokonferenz-Möglichkeiten.

Dennoch finden sich auf dem Markt auch günstige oder gar kostenlose Lösungen für die Unternehmen oder Selbstständigen, die nur hin und wieder mal eine Konferenz online abhalten müssen. Nun kommt kein eigenes Programm zur Geltung, sondern eine Cloudsoftware, über die sich der Ausführer der Konferenz einloggt und den gewünschten Teilnehmern einen Einladungslink zuschickt. Diese melden sich über den Link an und die Konferenz kann starten. Je nach Anbieter ist das Einsehen, Versenden und gar Bearbeiten von Dateien ebenfalls möglich, zudem gibt es die Option, einzelne Bildschirme einzuspannen, sodass die weiteren Teilnehmer Präsentationen bei sich direkt über diesen gezeigten Bildschirm anschauen können.

Headset oder Kopfhörer und Mikrofon?

Die beste Internetrate und das beste Programm können einen Fehler in Videokonferenzen nicht unterbinden: Das Gegenüber wird einfach nicht verstanden oder man selbst nuschelt offenbar für die anderen Gesprächspartner. Die Ursache des Problems lässt sich gerne in der technischen Ausstattung finden. Das typische, im Laptop eingebaute Mikrofon taugt nicht für echte Telefonate oder Videokonferenzen. Es hat schlichtweg nicht die Leistung, die notwendig ist. Aber welche Optionen gibt es anderweitig?

• Headset – vielfach ist es die angenehmste Lösung. Ein Headset besteht aus einem Kopfhörer und einem Mikrofon, wobei es nun schon wieder Unterschiede gibt. Gute und echte Headsets haben einen festen Bügel, an dem das Mikro befestigt ist. Es kann also dicht zum Mund geführt werden. Andere Headsets, wie sie gerne den Smartphones mitgeliefert werden, haben rund um die Schalttasten ebenfalls ein Mikro, allerdings hängt das gerne irgendwo am Körper. Gute Headsets bieten die perfekte Möglichkeit, dass die Hände immer frei sind und dennoch gut gehört und gesprochen werden kann.
• Mikrofon – natürlich ist soundtechnisch ein echtes Mikrofon das Nonplusultra. Als problematisch erweist sich allerdings oft die Bedienung. Nicht nur müssen Sie während des Gesprächs am Arbeitsplatz sitzen, auch sind Mikrofone sehr sensibel. Das heißt beispielsweise, dass jedes Atemgeräusch, jedes Rascheln oder jedes Geräusch der Kleidung mit aufgefangen werden kann. Es gibt natürlich Möglichkeiten, dies zu unterbinden, doch werden die wenigsten Menschen im Homeoffice diese auch einsetzen.

Grundsätzlich gibt es nicht die eine oder die andere perfekte Lösung. Oft muss ein Zwischenweg gewählt werden. Wer beispielsweise ohnehin gerne zockt und dafür schon ein Headset besitzt, der kann das meist verwenden. Die günstigen Smartphone-Lösungen oder anderweitig erworbenen Lösungen reichen für eine gute Videokonferenz nicht aus. Mikros sind eher für die gedacht, die sich schon damit auseinandersetzen. Und sie bieten den Nachteil, dass für das Hören wiederum eine weitere Lösung notwendig ist. Was ebenfalls bedacht werden muss:

• Datenschutz – Lautsprecher am Computer sind zwar eigentlich praktisch, doch es kann jeder die Videokonferenz mithören, der anwesend ist. Kopfhörerlösungen, wenn auch via Bluetooth, sind somit sinnvoller.
• Komfort – gerade dann, wenn Videokonferenzen zum Alltag werden, ist der eigene Komfort wichtig. Kopfhörer und Headsets müssen für einen selbst bequem sein. Es gibt praktisch nichts Schlimmeres, als ein Headset, welches an etlichen Stellen des Kopfes drückt.
• Nicht kabellos – kabellose Lösungen mögen praktisch sein, doch muss bei ihnen ständig der Ladestand beachtet werden. Da die wenigsten Menschen die Konferenzen über das Smartphone führen, sind Ansteckmöglichkeiten auch kein Problem. Zudem sind kabelgebundene Optionen meist stabiler und bieten eine bessere Qualität.

Letztendlich lässt sich jede Variante mit den üblichen Softwares und Videochatmöglichkeiten nutzen. Im Berufsalltag sollte es jedoch auf mehr ankommen, als beim bloßen Gespräch mit Freunden. Wer je über acht Stunden ein Headset getragen hat, der weiß, wie wichtig hier der Komfort ist. Druckstellen auf oder hinter den Ohren sind kein Pappenstiel und wirken sich massiv auf das Wohlbefinden aus.

Fazit – Videokonferenzen fordern gewisse Voraussetzungen

Praktisch kennt jeder diese Videokonferenzen im TV, wo das Bild stockt oder der Ton einfach nicht mehr ankommen will. Überwiegend steckt dahinter eine mangelhafte oder eine unterbrochene Internetleitung. Im Businessbereich kommt es somit massiv auf die Internetgeschwindigkeit an, wobei die Zuverlässigkeit des Internets eine weitere tragende Rolle spielt. Die Software wird für viele Angestellte direkt vom Betrieb vorgegeben, doch Zoom oder Microsoft Teams haben sich mehrheitlich durchgesetzt. Sonderlösungen können oft nur vom Betrieb zur Verfügung gestellt werden. Doch welche Software auch genutzt wird: Ohne ein gutes Headset oder auch ein Mikro wird die Konferenz kaum Freude machen.